Je moet er wat voor doen, ….
Er is zoveel te doen voor je op vakantie gaat!
In september is er een externe audit, dus je moet voor de vakantie nog flink wat zaken in gang zetten. Er is een aantal klanten waar je nog een afspraak mee wilt maken en er zijn allemaal van die kleine acties die al een poosje openstaan en die je nu toch echt moet doen. En je vergeet vast nog van alles. Oh ja, ‘tuurlijk, nog wat zaken over lopende contracten overdragen aan je collega’s. Pffff, dat wordt overwerken om alles af en geregeld te krijgen.
Hoe zou het zijn als je ontspannen en tijdig begint met je vakantievoorbereiding en daardoor controle hebt?
Als je de tijd neemt om losse eindjes te verzamelen van projecten, alle reacties waar je nog op wacht en acties die zijn blijven liggen? En vervolgens te beslissen welke acties daaruit voortkomen? Dan heb je nog steeds genoeg te doen, maar werk je met meer ontspanning toe naar je vakantie en kan je vakantie ook meteen echt beginnen.
Investeren in overzicht
Het is lastig om de tijd te nemen om een complete en actuele lijst met al je acties en projecten te maken, want dat voelt minder als werk dan wanneer je je acties doet.
Als je normaal gesproken al moeite hebt om tijd te maken voor dat overzicht van al je verplichtingen, pak je dat voor je vakantie niet makkelijk even op. En hoe drukker het is, hoe lastiger het wordt om na te lopen hoe al je projecten gaan of vooruit en terug te kijken in je agenda. Terwijl dat juist zo veel toevoegt als je het druk hebt.
De vakantie deelt de zomer op in een periode voor en na je vakantie. Je voelt door de vakantie extra urgentie.
Om tijdens je vakantie er echt even tussenuit te kunnen zijn, onbereikbaar voor het werk, wil je voor de vakantie van alles afronden. Het wordt een inhaalslag. Wat speelt er allemaal en wat moet ik regelen om drie weken weg te kunnen, zodat ikzelf en mijn collega’s en klanten daar geen last van hebben?
Begin tijdig met voorsorteren
Als je tijdig begint, kan je al een hoop hectiek in de laatste week voorkomen.
- Begin circa vier weken voor je vakantie met naar de vakantie toewerken. Je hebt dan nog voldoende tijd, dus af en toe je agenda en Projectenlijst bijwerken, zijn dan kleine klussen die je tussendoor kunt doen.
- Blok tijd in je agenda om hieraan te werken of om acties te doen. Als je agenda helemaal vol zit tot het moment dat je vakantie begint, heb je amper tijd om overzicht te creëren en acties te doen. Zorg dus dat je de weken voorafgaand aan je vakantie wat tijd blokt om het overzicht te bewaren en acties uit te voeren.
- Zorg dat je al je aantekeningen en e-mails verwerkt. Om te zorgen dat je zonder losse eindjes vertrekt, moet je tijdig alle aantekeningen, notities en e-mails verwerken. Je inbox, aantekeningen in een notitieboekje of app: beslis of er een actie in zit en zet die op de juiste lijst. Door tijdig overzicht te creëren, kan je zorgen dat je deze taken nog doet of tijdig heronderhandelen als je ziet dat dat niet allemaal gaat lukken voor je vakantie.
- Maak je lijsten volledig en actueel. Blader een maand terug in je agenda om te zien of je nog acties gemist hebt. Blader ook vooruit, tot een of twee weken na je vakantie. Leidt dat nog tot acties? Loop je actielijst langs, waarbij je doorstreept wat af is en vervolgacties toevoegt. Hoe lopen al je projecten? Zijn er nog mensen waar je op wacht en die je een herinnering wilt sturen?
- Jouw systeem kan in orde zijn, maar als anderen ook vlak voor je vakantie nog van alles aan je vragen, levert dat ook stress op. Kijk met projectgroepen, tijdens vergaderingen en met je teams terug en vooruit. Zijn er nog zaken die je voorafgaand aan je vakantie wilt of moet oppakken? Moet overdragen? Met welke mensen werk je veel samen, hebben zij mogelijk nog punten voor jou?
- Ga écht relaxed op vakantie (en relaxed weer aan het werk) met de meereffect vakantiebooster. Door ons programma met checklists te volgen en uit te voeren, zorg je ervoor dat je weet wat af moet, overdraagt wat nodig is en uitstelt wat kan. Wij hebben het denkwerk gedaan van alles wat nodig is in de vakantievoorbereiding, jij geeft er inhoud aan vanuit jouw werk. En dan hoef je het alleen nog maar te doen ?.
Begin op tijd en tijdens rustige momenten met vooruitkijken naar je vakantie, zodat je straks ontspannen en in control je out-of-office aanzet.
