Om gek van te worden
De werkdag ligt voor je met een aardig gevulde agenda en ook nog wat taken die je echt vandaag wil doen. Aan de slag!
Koud een kwartiertje later staat een collega aan je bureau die voor een offerte die de deur uit moet en jouw input nodig heeft. En wat later twee spoedtelefoontjes en bijna alle mails vlammen rood met uitroeptekens. Te laat voor de eerste bespreking en een fiks verhoogde hartslag is het resultaat van je eerste uur op kantoor.
Als secretaris van de buurtraad loop je alvast de agenda door.
Een nieuw record: van helemaal niemand heb je nog maar één van de toegezegde acties binnen! Dat betekent dat je weer iedereen achter de broek moet zitten. Nog een week tot het nieuwe overleg en je wil per se niet dat het rondje actielijst alleen maar bestaat uit “Niet aan toegekomen” of “Sorry, te druk.” En alle acties schuiven weer een maand door…
Waarom?
Veel teams, bedrijven, vrijwilligersorganisaties, medezeggenschapsorganen en -raden hebben hetzelfde probleem.
Medewerkers zijn te druk, waardoor taken niet snel genoeg afkomen. Maar zelden wordt de vraag gesteld waarom dat het geval is. En, nog beter, wat een antwoord daarop is. Door even stil te staan bij waarom zaken niet afkomen, is er structureler iets aan te doen. Is een bepaalde afdeling bijvoorbeeld altijd laat met werk voor een andere afdeling? Dan is het misschien een idee om samen een maand- of weekoverzicht te maken van onder handen werk en regelmatig de stand van zaken van dat werk te bespreken? Dat voorkomt verrassingen.
Als je het druk hebt, is harder en langer werken meestal de reflex. Maar stil staan bij waarom je het druk hebt, kan je meer opleveren.
Misschien zijn je taken niet precies genoeg geformuleerd en moet je te lang uitzoeken wat je nu echt moet doen, waardoor je die taak makkelijker uitstelt. Of je houdt niet goed bij wat bij wie ligt, waardoor jij in de problemen komt met gedelegeerde taken. Of je verliest tijd doordat je de techniek waar je mee werkt onvoldoende beheerst.
Structurele oplossingen
- Als je het druk hebt, is die waarneming stuff. En bij stuff waar je iets aan wil doen, hoort een concrete en praktische actie. Dus wat is er anders als dit opgelost is en wat kun jij concreet doen om hier invloed op uit te oefenen?
- Zorg dat je regelmatig momenten van reflectie inplant, ook wel je Wekelijks Onderhoud genoemd. Dat is het moment waarop je al jouw commitments scherp in beeld hebt, terug- en vooruit kijkt en dus precies weet waar je staat. Als je zorgt dat je weet wat je aan taken en projecten hebt en alles actueel voor je ziet, weet je heel concreet hoe druk je het hebt. Druk blijft anders een vaag gevoel.
- Kijk in je Wekelijks Onderhoud vooral ook vooruit naar deadlines, pieken die eraan komen, samenloop van grotere klussen en houd daar in je agenda rekening mee. Wees dan streng op het aannemen van nieuw werk of het plannen van andere zaken in je agenda. Onderschat niet hoeveel tijd je in die weken al nodig hebt voor je geplande werk.
- Is één van de oorzaken van je drukte dat je te snel “ja” zegt op taken? Ga dan eens na wat je kunt doen om beter te worden in “nee” zeggen. Of “Nee, tenzij…” Op het moment dat je “ja” zegt, heb je er een commitment bij, dus het is goed om ervoor te zorgen dat je jouw “ja” waar kunt maken.
- Bekijk in jouw team, MT of raad wat de reden is dat taken en projecten te weinig voortgang hebben. En denk verder dan “te druk” of “geen tijd”. Onderzoek ‘waarom niet’ en wat er nodig is om taken sneller te doen. Preciezere Eerstvolgende Acties? Hulp met techniek? Minder afleiding toestaan van e-mail? Een betere werkplek kiezen?
Sta, alleen of met jouw team, stil bij de reden waarom je het druk hebt en zoek naar oplossingen daarvoor.
