Waar organiseer je jouw lijsten?

Buurmans gras

Heb je net al je taken overgezet naar die nieuwe veelbelovende takenmanager, zie je dat een concurrerende app een nieuwe feature heeft. Natuurlijke taal-invoer! Dat is nou net iets dat jij erg graag wilde! Toch maar weer wisselen? Maar ja, jouw nieuwe takenmanager had weer de perfecte iPhone-app.

Stel je voor dat je een elegante, handige manier zou hebben om jouw lijsten mee te organiseren. Een slimme oplossing die jou helpt je beste keuzes te maken en overzicht geeft over al je verplichtingen?

Als ik eenmaal die ene app vind, dan...

Het perfecte systeem bestaat niet. Als je zoekt naar die ene tool die alles wat jij nodig hebt omvat, dan wordt dat zoeken een eeuwige queeste. Er zal altijd een beperking zijn of iets dat een ander systeem net wat beter of slimmer doet dan jouw systeem. Je kunt een goede keuze maken, maar is er altijd weer iets dat ook kan werken.

Het blijven lijstjes. Niet meer en niet minder. Hoe geavanceerd jouw takenmanager ook is, het is niet meer dan een lijstje dat jou helpt keuzes te maken. Die keuzes maak je zelf en zijn sterk afhankelijk van wat je in dat systeem stopt. De app die belooft jou te vertellen wat nu het belangrijkste is om te doen, bestaat niet.

Kies en werk ermee

Kies en werk ermee. De beste app is de app die je gebruikt. Dat betekent dat iets dat je nu gebruikt, altijd beter is dan blijven zoeken naar de ideale app. Het betekent ook dat die app die je ook echt dagelijks gebruikt, beter is dan een app die je één keer inricht en daarna geleidelijk aan laat verslonzen.

  • Een systeem kiezen om je lijsten in te organiseren is een project, dus wat is de Gewenste Uitkomst? Het helpt als je een helder en concreet beeld hebt hoe jouw wereld eruit ziet als dit project af is.
  • Een aantal vragen helpt je de juiste organisatietools te kiezen:
    • Heb je één systeem nodig of meerdere? Wil je bijvoorbeeld werk en privé in één systeem bijhouden? Wil je dat integreren met je bestuurlijke of vrijwilligerswerk? Het is ook goed mogelijk om je werk te organiseren met bijvoorbeeld Outlook en privé Google Agenda en Google Taken te gebruiken. Je kunt voor elke wereld een aparte omgeving maken, maar hoe eenvoudiger het kan zijn, hoe makkelijker ermee te werken is en het te onderhouden is.
    • Zijn er randvoorwaarden aan de keuze die je maakt? Is het voor je werk bijvoorbeeld de bedoeling een Outlook-agenda te delen of alleen toegestaan de standaardsoftware te gebruiken? Is het de bedoeling dat anderen met jouw taken mee kunnen kijken? Zo ja, dan wordt jouw keuze eenvoudiger.
    • Wat gebruik je nu al naar tevredenheid? Je Moleskine (notitieboekje)? Organiseer dan op papier. Ken je Outlook door en door, ben je een tovenaar met Excel of helemaal weg van Evernote, dan is het aan te raden te onderzoeken of je daar jouw lijsten in kunt bijhouden. De vertrouwdheid en vaardigheid maakt dat je een vliegende start kunt maken met die tool. Of algemener: als je erg graag met je iPad werkt, is het aan te raden iets te zoeken dat daarop erg goed werkt.
    • Waar komt voor jou veel stuff binnen en hoe verzamel je dat? Als je heel veel werk uit e-mail krijgt, dan is het handig in die omgeving ook je taken te organiseren. Met Outlook, de Google apps en IBM Notes kan dat makkelijk. Heb je veel werk uit besprekingen, die je met OneNote vastlegt, dan is het aan te raden daar ook je taken in te organiseren. Ben je voortdurend aan het mindmappen, dan is bijvoorbeeld de combinatie MindMeister en MeisterTasks of MindManager en Outlook Taken interessant.
    • Hoe mobiel wil je zijn? Is het voor de dynamiek van jouw bestaan noodzaak dat je onderweg kunt werken? Is dat dan handig met een mooi notitieboek à la Moleskine of zoek je dan apps voor je smartphone of tablet? Werk je voornamelijk aan een vaste werkplek, dan zal de laptop/desktop-toepassing het belangrijkst voor je zijn.
    • Wat mag een nieuw systeem kosten? Hoeveel euro wil je erin stoppen? Hoeveel tijd mag leren kosten? Wil je echt een nieuwe start maken dan zoek je een langere weg, dan wanneer je minimaal tijd en geld wil investeren en vooral de vruchten wil plukken van georganiseerd zijn.
  • Evalueer in je Wekelijks Onderhoud je keuze en verbetermogelijkheden. Spaar die mogelijkheden op en bekijk na circa vier weken of je iets wil aanpassen.

Heb je wensen helder en maak vooral een keuze!

 

Gratis GTD mini-training

© Copyright 2005-2018 meereffect, alle rechten voorbehouden.

Naar boven