In onze ‘coaching on the job’ komen we nogal eens managers tegen die het lastig vinden om werk over te laten aan hun medewerkers.
En dat is niet echt handig. Als je een compleet team hebt om taken aan over te dragen, maar je nog steeds zélf heel druk bent met allerlei dagelijks werk, dan frustreert dat. Herkenbaar?
Tijd om na te denken
Als je alle man- en vrouwkracht die je hebt ook goed in kunt zetten, zou je tijd over moeten houden.
En dat is niet alleen lekker voor jou, maar ook belangrijk voor je organisatie én je mensen, want de inhoud van je baan verandert nogal zodra je leiding gaat geven.
Hoe zou jouw dag eruit zien als je het lukt om wél het grootste deel van al het dagelijks werk door anderen te laten doen?
En als je er dan ook op kunt vertrouwen dat het goed gaat? Dan kun je uitzoomen: de details loslaten en je richten op de grote lijnen. Je hebt weer tijd om na te denken over visie en strategie, je hebt weer de spankracht om je medewerkers aan te moedigen en te coachen en je houdt ruimte om belangrijke klanten en partners te spreken. Ofwel: je hebt weer ruimte voor die taken die alleen jíj kunt doen.
Vertrouwen opbouwen kost tijd
Delegeren is nog niet zo simpel, omdat je het zelf vaak beter kunt.
Of in elk geval dat je dénkt dat je het zelf beter kunt :-). De paradox van delegeren is dat de meeste managers minder gaan delegeren als ze druk zijn. In de tijd dat je iemand hebt uitgelegd hoe de spreadsheet precies moet worden doorgerekend, heb je het allang zelf gedaan. Toch? Dat scheelt tijd. Maar hoe langer je het delegeren uitstelt, hoe groter de druk op jezelf en hoe kleiner de kans dat het ooit nog wel gaat gebeuren. En er is nog een probleem.
Vertrouwen bouw je niet in één dag op.
Als je iemand koffie geeft, laat je de beker niet los voordat je voelt dat die ander ‘m echt vast heeft. Zo werkt het ook met delegeren. Pas als je ziet dat Ellen niet alleen de hoofdlijnen, maar ook de details van het project goed bewaakt, kun je het hele project met een gerust hart aan haar overlaten. En het volgende project. En het volgende. Maar er gaat eerst wel wat tijd overheen voordat je gezien en gevoeld hebt, dat die projecten bij haar in goede handen zijn. Dat hoe belangrijker de taak die je wilt overdragen, hoe belangrijker het is om dat vertrouwen goed te krijgen.
Hoe je je werk helder overdraagt
1. Hoe voorkom je dat je overspannen raakt omdat je het meeste zelf blijft doen?
Kies ervoor om te investeren in delegeren. Als je echt meer rust in je werk wilt, zul je tijd moeten steken in het overdragen van je werk. Hou voor ogen dat je werkt aan een lange termijn oplossing. Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:
2. Als je iets overdraagt, beschrijf dan je Gewenste Uitkomst zo compleet en concreet mogelijk.
Dan weet de medewerker wat je van hem verwacht en is de kans een stuk groter dat je dat krijgt. Aan welke eisen moet de printer voldoen die je je medewerker laat bestellen? Wat bedoel je precies met ‘klantvriendelijk zijn’ aan de telefoon? Hoe klinkt dat en wat voor vragen stel je dan? Als je mensen één keer goed inwerkt, heb je er daarna nog heel lang plezier van.
3. Maak gebruik van protocollen en checklisten voor standaardwerk.
Werk wat altijd op dezelfde manier gebeurt, kun je makkelijk vastleggen in een checklist. Dan hoeft het denkwerk maar één keer gedaan te worden en je weet zeker dat er niets wordt vergeten. Je medewerker kan simpelweg de checklist langslopen. Onze meereffect trainingen plannen we met een doorloopplanning. Dan is de kans een stuk groter dat alles goed verloopt.
4. Laat je medewerkers het denkwerk doen.
Spreek met je medewerkers af dat ze niet met een vraag komen, maar met een voorstel voor een oplossing. Dus niet ‘de spullen zijn nog niet binnen, wat doen we nu?’, want dan moet jij nadenken. Vraag wat hun voorstel is, ‘de spullen zijn nog niet binnen, mijn voorstel is om bij een ander bedrijf te checken of zij alsnog snel kunnen leveren. Ben je het daarmee eens?’ Dan hoef jij alleen nog maar te zeggen of je dat okay vindt of niet.
5. Maak een ‘Wachten Op lijst’.
Houd bij wat je medewerkers je toezeggen. Als je ziet dat ze hun beloftes nakomen bouw je steeds meer vertrouwen op en kun je steeds meer aan ze overlaten. Of weet je dat je in moet grijpen, natuurlijk.
Je kunt bijvoorbeeld een extra takenlijst in Outlook maken. Dat doe je zo:
- Druk op ‘Ctrl + Shift + E’
- Tik ‘Wachten Op lijst’ in
- Kies bij de volgende stap voor ‘Taakitems’ in plaats van ‘E-mail en postitems’
- Klik bij de volgende stap op de ‘Home’-toets
- Enter en klaar!
6. Maak eventueel ook een map aan voor iedere medewerker.
Als je documenten hebt die je nodig hebt bij het overleg met je medewerker, maak daar dan een aparte map voor aan. Digitaal of op papier. Geef de map de naam van de medewerker. Dan pak je voor het overleg de map ‘Sonja’ erbij en heb je meteen alle documenten bij de hand.
Wil je meer tijd voor die taken die alleen jij kunt doen? Neem dan eens vijf minuten de tijd om te brainstormen over welk taken je over zou kunnen dragen.
