Archiveren is saai
Je zoekt in je prachtige archiefstructuur die ene e-mail terug van Hilde met de afspraken over de nieuwe tarieven.
Die had je toch in de klantmap gedaan? Nee, dus… In de projectmap dan? Welke van de tientallen submappen was het ook alweer? Je kunt ‘m maar niet vinden. Of had je ‘m nog in je inbox laten staan, omdat je eerder al niet goed wist in welke map je ‘m moest bewaren?
Archiveren scoort niet hoog op de lijst met favoriete bezigheden.
Als dat ook nog eens moeite kost, ga je het zeker niet doen. Helemaal niet als het terugvinden vaak niet lukt. Dus blijven e-mails die je nog eens nodig kunt hebben in je inbox hangen. Niet dat dat de oplossing is. Daar zit het ook maar in de weg, want een volle inbox helpt niet om overzicht te hebben over wat je nog moet doen.
Stel je eens voor dat archiveren moeiteloos gaat en dat je razendsnel terugvindt wat je zoekt.
Terwijl je e-mail of post verwerkt, gaat het archiveren er meteen even bij. Alles op de juiste plek en uit je inbox. Hoeveel tijd en frustratie zou je daarmee besparen?
Je brein helpt je niet
Je brein zoekt niet zoals het opbergt, het volgt dan een andere logica.
Je hebt het op zo’n logische plek opgeborgen en toch kan je het niet terugvinden. Frustrerend! Wat we een logische plek vinden bij het opbergen, vinden we niet per se een logische plek als we het terugzoeken. Logisch dus dat die uitgebreide, handige mappenstructuur niet werkt om iets terug te zoeken.
We archiveren digitaal net zoals met papier.
Als je papieren archiveert, is een grote stapel niet zo handig… In een grote stapel is het immers lastig net dat ene document terug te vinden, zoals een verzekeringspolis of declaratieformulier (voor degenen die nog op papier archiveren: uit de oude doos. We zijn diezelfde structuren ook digitaal gaan gebruiken: hoofdmappen, submappen met nog weer submappen. Ook bij het terugzoeken doen we net als op papier: de juiste map (ordner!) erbij pakken en dan bladeren.
Gebruik de kracht van je computer
Archiveer op zo’n manier dat het zo makkelijk mogelijk gaat. Dat helpt om ingekomen stukken goed te verwerken en om snel en trefzeker e-mails en documenten terug te vinden.
- Volg de afspraken of regels waar je mee te maken hebt. In je team, organisatie of branche kunnen onderlinge afspraken, richtlijnen of wet- en regelgeving van belang zijn bij archiveren. Uiteraard volg je die afspraken. Voor alles waar je het zelf voor het zeggen hebt:
- Gooi het op een grote hoop (in één map)… Dan kan je veel sneller archiveren, want je hoeft tijdens het leegmaken van je inbox niet na te denken over de map waar de e-mail in hoort. De klant- of projectmap? Nee, gewoon de archiefmap.
- … en zoek om terug te vinden. Als je een e-mail wilt opzoeken, weet je altijd iets over die e-mail. De afzender, het onderwerp of een trefwoord, of het wel of geen bijlage heeft, wanneer je de e-mail gehad hebt (ongeveer). Dat kan je gebruiken. Typ bijvoorbeeld in het zoekvenster van je archiefmap ‘Hilde’ en ‘tarieven’ en de gewenste e-mail komt tevoorschijn.
- Leer de taal van je computer om beter en sneller te zoeken. Naast de standaardselecties zoals afzender, datum, grootte, kan je e-mailprogramma slim voor je zoeken. Als je eens uitzoekt (!) wat verdere zoekmogelijkheden zijn, kan je zoekopdrachten formuleren. In Outlook bijvoorbeeld: “Ontvangen:vorige week heeftbijlage:ja”, geeft alle e-mails die je vorige week hebt ontvangen met een bijlage. Gmail en Mac mail hebben uiteraard vergelijkbare mogelijkheden.
- Groepeer e-mails als dat nodig is. Als je een groep e-mails hebt waar je computer niet goed in kan zoeken, heb je wel een reden om ze apart te zetten. Bijvoorbeeld omdat ze over een thema gaan wat niet per se in elke mail genoemd is of alle e-mails die je gaat gebruiken voor de volgende nieuwsbrief die je schrijft. Je kan ze in een aparte map zetten of een label, tag of categorie geven, afhankelijk van je e-mailprogramma.
- Deze denkwijze kan je ook toepassen op bestanden, notities en scans. In je eigen mappenstructuur is het ook prettig minder mappen of minder subniveau’s te gebruiken. Gebruik een verzamelmap als archief, tenzij je een reden hebt om het in een aparte map te doen.
Leer de zoekfunctie kennen (en vertrouwen) door vanaf nu zoekcriteria te gebruiken om een e-mail terug te vinden.
