Geleefd door je inbox
Het is dweilen met de kraan open.
Terwijl je een mailtje dicht om de vraag van een collega te beantwoorden, komt er alweer een nieuwe e-mail binnen. Ah, een review van een andere collega. Even bekijken. Er staat niets spannends in, maar je moet ‘m nog wel verwerken, dus even vlaggen. Hé, weer wat nieuws, een vergaderuitnodiging, daarvoor ga je even naar je agenda. Oh ja, overmorgen is ook de deadline voor nieuwe aanvragen. Meteen het formulier maar even openen. En zo ga je van het een naar het ander en komen er steeds maar mailtjes bij.
Elke keer als je je werk gaat doen, zie je al je e-mails.
Ook de e-mails die je eerder al gelezen had en die je hebt laten staan omdat je er nog wat mee moet. Alle vlaggetjes, kleurtjes of ‘markeer als ongelezen’ helpen echter niet om te voorkomen dat je steeds weer die e-mails ziet en steeds weer bedenkt ‘oh ja, daar moest ik ook nog wat mee. Wat was het ook alweer?’
Stel je eens voor dat je veel meer zelf bepaalt waar je aan werkt?
Dat je niet alleen maar reageert op nieuwe input, maar ook dingen oppakt die je zelf op je actielijst hebt gezet. Dat je niet de hele dag je mailbox alleen maar voller ziet lopen. Aantrekkelijk?
De functie en betekenis van je inbox
E-mail is belangrijk voor je werk.
Zo kunnen collega’s en klanten je bereiken. Het is een handige manier om vragen te stellen en informatie te delen. Je gebruikt het zelf ook op die manier en dus breng je veel tijd door in je e-mailprogramma. Dan is het lastig niet steeds te kijken naar de nieuwe e-mails, wie weet wat daar voor een leuks of urgents bij zit! Daar help je anderen weer mee verder, dat voelt nuttig. Alleen kom je, bij voldoende aanbod van nieuwe e-mail, dan dus niet meer aan iets anders toe.
Je inbox heeft meerdere functies voor je.
Als je geen ander systeem hebt om je acties bij te houden, bevat je inbox een grote verzameling e-mails met allemaal verschillende betekenissen. Op basis van sommige moet je een actie doen, andere e-mails hebben ‘alleen maar’ een antwoord nodig, weer andere moet je nog archiveren of ze mogen helemaal weg. En er zijn nieuwe e-mails waarvan je het nog niet weet. Die multifunctionaliteit is niet per se handig.
Je inbox is alleen maar wat anderen voor jou hebben.
Ook als je je inbox wel goed leeg weet te houden, kan je je slecht voelen over je productiviteit. In je inbox zit namelijk vooral dat wat anderen aan jou te vragen hebben (en als iedereen nou eens betere e-mails zou maken….). De meeste kenniswerkers hebben ook nog ander werk of zouden graag meer tijd hebben om hun eigen ideeën verder uit te werken. Als je dat andere werk niet terugvindt in je inbox, verdwijnt dat soms wat van de radar.
Zet uit, die e-mail!
Geniet met mate van de e-mail. Net zoals je niet de hele dag naast je brievenbus staat te wachten op de postbode, is het niet zo fijn om de hele dag in je inbox rond te hangen.
- Start je dag met je agenda en takenlijst en doe een dagstart. Daarmee zet je de toon en begin je je dag met je eigen doelen.
- Zet notificaties uit. Dan hoef je ook niet je best te doen nieuwe e-mails te negeren, want je ziet niet dat ze binnenkomen. In Outlook ga je dan naar ‘bestand | opties | e-mail’. Onder het kopje ‘bij ontvangst van een nieuw bericht’ mogen dan alle vinkjes uit.
- Zet Outlook offline als je met een actie begint. Als je aan de slag gaat met iets waar je je aandacht bij wilt houden en je e-mailprogramma kan niet helemaal uit, zet dan je e-mail tijdelijk offline of gebruik een instelling waardoor je nieuwe e-mails niet ziet. Zo kan je je mailprogramma gebruiken zonder afleiding van nieuwe e-mails. In Outlook doe je dat door op het lint naar het tabblad ‘verzenden/ontvangen’ te gaan, klik dan op ‘offline werken’.
- Spreek af dat urgente zaken telefonisch of face-to-face gaan. Als er brand is, stuur je de brandweer ook geen mailtje, dan bel je. Door afspraken te maken met mensen met wie je samenwerkt, kan je rustig je e-mail even links laten liggen, omdat je weet dat urgente zaken wel gemeld worden via de telefoon of in levende lijve.
- Beslis één keer over de eventuele acties volgend op een e-mail en zet ze op de juiste plek. Zo blijft je inbox een brievenbus in plaats van een brievenbus en een takenlijst en een archief. Gebruik hiervoor het takengedeelte van je e-mailprogramma of een aparte taakmanager. Als je een actie te doen hebt naar aanleiding van een e-mail, zet je dat op die lijst en archiveer je de e-mail. Het helpt dan als je vaardig bent met je e-mailprogramma.
- Bedenk wat je aan output wilt creëren en welke waarde dat heeft voor jou en voor anderen. Wat zou er gebeuren als je niet alleen maar reageert op input? Waar ga je dan aan werken, wat is voor jou belangrijk?
Welke tip ga jij gebruiken om minder tijd in je inbox door te brengen?
