Voorzitter, twee dingen…
Maandagochtend en de wekelijkse teamupdate gaat beginnen. Nou ja, niet op de officiële starttijd natuurlijk, want de helft is nog niet binnen. De één moest nog even een speciale koffie halen, terwijl de ander nog aan de telefoon zat. Het eerste punt kan kort, want de eigenaar van het punt is er niet. Tweede punt kan ook kort, want degene die een actie zou doen, is ‘er niet aan toegekomen’.
Vergaderingen vullen een groot gedeelte van je agenda.
Dat is prima, zolang een vergadering helpt het werk beter te doen. Maar zo vaak voelt het als iets wat eerder afhoudt van het doen van je werk, dan dat het eraan bijdraagt. Het probleem is dan niet vergaderen an sich, maar dat het er te veel zijn, ze duren te lang, te dicht op elkaar, de voorbereiding is niet goed en de ‘oplossing vergaderen’ wordt wel erg snel gebruikt voor iets waar meerdere mensen bij betrokken zijn.
Stel je voor dat de vergaderingen waarin je met een team wat te bespreken hebt: dynamisch, verrassend en effectief zijn? Dat de vorm waarin je zaken bespreekt, direct leidt tot een goed gesprek en betere oplossingen.
Zitten en praten
Zie in gedachten eens een vergaderzaal voor je. Wat zie je? De kans is groot dat je zaken noemt als een tafel, stoelen, misschien een flip-over of projectorscherm. De meeste vergaderingen die we houden, doen we zittend aan een tafel met een voorzitter. Die associatie is voor de meesten van ons erg sterk en bepaalt hoe we vergaderen.
Uit divers onderzoek blijkt dat deelnemers in een vergadering anders praten (langer, indirecter) dan wanneer zij normaal met elkaar in gesprek zijn. Het enkele feit dat de bijeenkomst vergadering heet, heeft een negatieve communicatieve impact.
Vormen helpen
1. Stel jezelf eerst de vraag of een bijeenkomst het beste middel is om je doel te bereiken.
Wil je een aantal mensen bijpraten, dan kan dat waarschijnlijk sneller en makkelijker met een document dat je deelt of door gezamenlijk de voortgang rond een project in een projectmanagementtool of op een bord bij te houden. Wanneer het de anderen uitkomt, lezen zij wat er te lezen is. Een eventuele bijeenkomst kan dan gericht zijn op vragen of discussies die leven.
2. Match het doel van de bespreking aan een passende vorm.
Als de klassieke vergadering een slechte naam heeft en leidt tot onproductieve communicatie, dan is het tijd voor andere vormen. Vormen die je helpen het doel van de bespreking beter te halen. In dit geval zoek je naar een betere match tussen het doel van de bespreking, de voorkennis van de deelnemers en de vorm waarin je vergadert.
3. Staan in plaats van zitten
Is het nuttig elkaar te zien en te spreken om bijvoorbeeld vragen direct op te lossen, dan kan een vergadering effectief zijn als die kort is. Staan is dan een handig middel om uit te drukken dat de nadruk ligt op ‘kort’. Ook kan een dagstart, al wordt die niet overal even handig ingezet, een waardevolle manier zijn om samen snel door projecten en taken te lopen en te zien wat er voor wie op de agenda staat die dag. De meerwaarde zit in minder e-mails (je ziet elkaar toch vaak genoeg), de mogelijkheid elkaar te helpen en om minder ad hoc-storingen door de dag heen te hebben.
4. Is de bedoeling om bij te praten over diverse thema’s en er daarna over te besluiten, dan hoeft niet elk thema achter elkaar besproken te worden. Dat kan ook parallel verspreid over de ruimte.
Geef de eigenaar van elk thema een hoek van de zaal en zorg dat daar visueel en pasklaar de belangrijkste data te zien is. De deelnemers aan de bespreking lopen in eigen tempo rond en stellen in elke hoek hun vragen of geven feedback. Niet iedereen heeft dezelfde voorkennis, dus het is niet handig als iedereen dezelfde presentatie moet uitzitten. De ene keer ben je met twee mensen en de andere keer met zes. Als iedereen de tijd heeft gehad alle hoeken te bezoeken, rapporteren de thema-eigenaren en kan er gezamenlijk verder gewerkt worden.
5. Heb je een beslissing te nemen tijdens een vergadering, lees dan ons artikel over interessante manieren om het beslissen dynamischer te laten lopen.
Dat kan met allerlei apps en tools, maar ook met speelsere en meer analoge hulpmiddelen.
6. In het boek ‘Gamestorming’ vind je een wereld aan werkvormen die je helpen op een dynamischere en gerichtere manier met een groep deelnemers aan de slag te gaan.
Afhankelijk van je doel en de deelnemers zoek je naar aansprekende vormen die het denken op scherp zetten en voorkomen dat er een passieve zit-en-vergadersfeer hangt.
Kijk eens naar één van de vergaderingen die jij volgende week organiseert en stroomlijn deze door een passendere aanpak te kiezen.
