Belangrijk! Urgent! Prio 1!
Zit je net klaar om een prio 1 actie van je lijst te doen, komt er iets tussendoor.
Een klant- of gebruikersvraag, een storing, vragen vanuit het management die meteen actie behoeven, Kamervragen waardoor je in actie moet komen, je kind is ziek en moet opgehaald worden. Dat maakt alles anders, dus eerst moet je daarmee aan de slag. Eigenlijk is alles wat op jouw lijst prio 1 was, nu prio 2 geworden. Mocht je dat allemaal (handmatig) gaan aanpassen, dan noemen we dat micromanagement. Want als je morgen aan de slag gaat, komt er vast weer iets tussendoor en kan je weer alles herprioriteren.
Je hebt nog een kwartier over voor het volgende overleg begint.
Wat pak je nu nog op? Ehm, inbox, aantekeningen, nee, toch maar eerst de acties die voor vandaag in je agenda staan checken. ‘Collega spreken over de vertraging in het project.’ Dat is niet zo handig, duurt waarschijnlijk langer. ‘Beleidsnotitie verder uitwerken,’ gaat ook niet lukken in een kwartier. Oh, ‘MT voorbereiden,’ maar dat kan volgende week ook nog, eigenlijk geen prio nu. Toch maar inbox? In zo’n korte tijd heb je niet veel aan prioritering.
Hoe zou het zijn als je op ieder moment met overtuiging kiest welke actie je gaat doen?
Gebeurt er iets onverwachts waardoor je dag of week er ineens anders uitziet? Geen probleem, met een blik op je agenda weet je wat je schoon moet vegen en daarna kan je aan de slag. Heb je een paar uur zonder afspraken of juist een kort moment voordat je volgende afspraak begint: in alle gevallen kies je snel en trefzeker de beste actie om op dat moment te doen.
De enige zekerheid is verandering
We gebruiken prioritering om grip en controle op onze acties te krijgen.
Als je acties verspreid staan over je e-mail, notities, een app, in je hoofd, waar dan ook, weet je soms niet waar je moet beginnen. Om te voorkomen dat dan de waan van de dag regeert, maak je een lijstje met prioriteiten. Dan heb je houvast en het klinkt ook best logisch: het belangrijkste eerst.
Kiezen wat je het beste kunt doen op een gegeven moment is niet altijd handig met een prioriteitenlijst.
Welke acties je kunt doen, is bijvoorbeeld afhankelijk van de tijd die je hebt (tien minuten tussen twee afspraken of de rest van de middag?) of van waar je bent (op je vaste werkplek, bij een klant, in de trein onderweg naar een overleg). Dan kan het wel prio 1 zijn, als het een vertrouwelijk gesprek is dat je niet in de trein kunt voeren, wordt het toch lastig.
Wat vandaag het belangrijkste is, is dat morgen misschien niet meer. Wat nu onderop de stapel ligt, is morgen ineens relevant.
Door nieuwe informatie en gebeurtenissen, veranderen je prioriteiten. Dat maakt je werk dynamisch. Niet erg, als je maar niet continu nieuwe prioriteitenlijstjes aan het maken bent of gaat schuiven met eentjes, tweetjes en drietjes. Dat is zonde van je tijd.
Zo flexibel mogelijk, zonder steeds nieuwe lijstjes
Met een flexibele actielijst kies je op elk moment de juiste actie om te doen, rekening houdend met je prioriteiten. Maar hoe doe je dat?? Hier 6 manieren om voortaan beter prioriteiten te stellen.
1. Geef iets prioriteit door het in je agenda te zetten.
Acties met een deadline of die je op een bepaald moment of bepaalde dag moet of wilt doen, zet je in je agenda. Dat is je harde landschap. Zet daar ook alleen die dingen in die je echt die dag gaat doen. Zogezegd zijn dat je prioriteiten van een dag. Je mag dus ook gerust eigen werk in je agenda plannen (maar alleen als je het dan ook gaat doen ?)
2. Groepeer acties op je actielijst.
Kies categorieën die ondersteunen bij het kiezen van acties, zoals ‘focustaken’ en ‘routineklusjes’. Ook acties voor op kantoor of in de trein en alle telefoontjes zijn mogelijke categorieën. Zo kan je in alle omstandigheden snel bepalen wat de belangrijkste actie is en hoef je je actielijst niet steeds te herordenen
3. Kijk alleen naar acties die je gegeven de omstandigheden kunt doen.
De dag vroeg begonnen, geen overleggen tot 11 uur, je zit op een rustige plek: dan wil je focustaken zien of acties waar je wat langer voor nodig hebt, analyses, schrijfwerk. Als je overleg om 12 uur is afgelopen en je gaat om half 1 lunchen: misschien dan juist telefoontjes of bespreekpunten bekijken.
4. Als je meerdere acties kunt doen, beoordeel dán de prioriteit.
In veel gevallen kan je nog steeds uit meerdere acties kiezen. Ik heb een half uur, ik ben op kantoor, heb laptop en telefoon beschikbaar. Best veel opties. Dan kan je kijken welke actie prioriteit heeft. Welke actie levert het meeste op, voor jou of je klant
5. Sluit je werkdag af met het bepalen van je belangrijkste taken voor morgen.
Als je aan het eind van de dag de belangrijkste taken voor morgen (maximaal 3) markeert, wordt het de volgende dag makkelijker aan die prioriteiten te werken. Je voorkomt dan dat je ter plekke heel reactief kiest of je laat leiden door je inbox en de waan van de dag
6. Als je structureel te veel te doen hebt, is het zinvol daar eens wat meer op te reflecteren.
Dan is er meer nodig, bijvoorbeeld eens stilstaan bij de vraag hoe het komt of meer werken vanuit je projecten en rollen.
Haal de prioriteitsaanduiding van je actielijst en vervang ze door categorieën die helpen kiezen, zoals de plek waar je bent of je mentale energie.
